IT-Projekte sind komplex – aber Chaos muss nicht sein!

Wir erleben es immer wieder: Unternehmen starten ambitionierte IT-Projekte mit klaren Zielen, doch schon nach wenigen Monaten kommt es zu Stillstand, Verwirrung und Kostenexplosionen.

  • Dienstleister arbeiten nicht optimal zusammen.
  • Unklare Verantwortlichkeiten führen zu Verzögerungen.
  • Das interne IT-Team wird überlastet und kann seine eigentlichen Aufgaben nicht erfüllen.

Genau das passierte einem unserer Kunden – ein mittelständisches Unternehmen mit 250 Mitarbeitern, das ein neues ERP-System einführen wollte. Die Software sollte Geschäftsprozesse digitalisieren, Abläufe optimieren und die Effizienz steigern.

Doch statt schneller Fortschritte gab es vor allem eines: Chaos, Missverständnisse und unerwartete Mehrkosten.

Nach sechs Monaten war das Projekt bereits 20 % über Budget und kein Ende in Sicht.

Zum Glück konnten wir eingreifen – und nicht nur das Projekt retten, sondern auch 140.000 € unnötige Kosten vermeiden.

Das Problem: Drei Dienstleister, aber kein klares Konzept

Für die ERP-Einführung hatte das Unternehmen drei verschiedene IT-Dienstleister beauftragt:

  • Der ERP-Anbieter war für die Softwareimplementierung zuständig.
  • Ein Cloud-Dienstleister kümmerte sich um das Hosting.
  • Das interne IT-Team verantwortete die Netzwerkanbindung und den Support.

Jeder arbeitete für sich – aber niemand koordinierte die Prozesse untereinander. Dadurch entstanden gravierende Probleme:

  • Technische Schnittstellen wurden nicht sauber definiert, was zu Fehlkonfigurationen und Verzögerungen führte.
  • Unklare Verantwortlichkeiten sorgten dafür, dass Entscheidungen vertagt wurden – das Projekt verlor wertvolle Zeit.
  • Das interne IT-Team war überlastet, weil es neben seinen Kernaufgaben auch noch die Projektkoordination übernehmen musste.

Ergebnis: Nach sechs Monaten war das Projekt deutlich hinter dem Zeitplan, das Budget um 20 % überschritten, und es gab keine klare Lösung in Sicht.

Unsere Lösung: Struktur, klare Prozesse und zentrale Steuerung

Als wir hinzugezogen wurden, haben wir das gesamte Projekt zunächst analysiert und strukturiert. Die größten Schwachstellen wurden identifiziert, und wir entwickelten einen klaren Fahrplan zur erfolgreichen Einführung des ERP-Systems – ohne weitere Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen.

  • Effiziente Koordination – Wir übernahmen die Abstimmung zwischen allen Beteiligten und sorgten für eine einheitliche Kommunikationsstruktur.
  • Klare Verantwortlichkeiten – Jedes Team wusste genau, welche Aufgaben es bis wann erledigen musste.
  • Frühzeitige Problemvermeidung – Saubere Definition technischer Schnittstellen verhinderte teure Fehler.
  • Strukturierte Dokumentation – Alle Entscheidungen wurden festgehalten, um spätere Missverständnisse und unnötige Anpassungen zu vermeiden.

Das Ergebnis: Die ERP-Einführung wurde innerhalb des geplanten Zeitrahmens abgeschlossen – ohne weitere Budgetüberschreitungen.

140.000 € Einsparung durch professionelle IT-Koordination

Aber was bedeutete das konkret für das Unternehmen? Wie konnten wir 140.000 € einsparen?

  • 50.000 € weniger durch vermiedene Verzögerungen
    Unser strukturiertes Projektmanagement verhinderte weitere Zeitverluste und unnötige Zusatzaufwände.
  • 30.000 € weniger für Nachbesserungen
    Saubere Definitionen der Schnittstellen und Prozesse minimierten technische Fehler und somit kostspielige Korrekturen.
  • 20.000 € weniger für späte Anpassungen
    Durch eine detaillierte Dokumentation konnten späte Änderungen und unvorhergesehene Anpassungen vermieden werden.
  • 40.000 € weniger durch Entlastung der internen IT
    Das Team konnte sich wieder auf seine Kernaufgaben konzentrieren, anstatt als Projektmanager zu agieren.

Fazit: Ohne unsere Unterstützung hätte das Unternehmen fast 30 % mehr gezahlt als ursprünglich geplant – und das bei einer deutlich längeren Projektlaufzeit.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihr IT-Projekt zum Erfolg führen!

Ob ERP- oder CRM-Einführung, Cloud-Migration oder IT-Transformation – wir stellen sicher, dass Ihr IT-Projekt effizient, kostenoptimiert und erfolgreich umgesetzt wird.

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